GKLI Cobrança

Manual operacional

Guia operacional do Inbox ao Pré-Jurídico, com cadastros, cobranças, acordos, réguas, lotes e monitoramento.

Manual operacional - GKLI Cobrança

Data desta versão: 2026-08-19

Este manual orienta o uso operacional do GKLI Cobrança. O foco é o trabalho diário do operador: iniciar pelo Inbox, consultar ou ajustar cadastros, executar cobranças e acordos e preparar casos para encaminhamento jurídico.

Não fazem parte deste manual: integrações externas futuras e configurações técnicas de infraestrutura.

1. Visão geral

O app está organizado para que o operador crie um hábito simples:

  1. Começar o dia pelo Inbox operacional.
  2. Abrir os itens priorizados que precisam de ação.
  3. Usar as listas de Operação para filtrar, ordenar e resolver casos.
  4. Usar Cadastros somente quando a base precisar de ajuste ou enriquecimento.
  5. Conferir se os botões acionados entraram em processamento antes de repetir uma ação.

Áreas deste manual:

2. Padrão comum das telas

As principais listas seguem o mesmo modelo de uso.

2.1 Busca

Use a busca livre para encontrar rapidamente o item por termos conhecidos, como:

2.2 Filtros

Os filtros variam por tela, mas seguem a mesma lógica:

Quando uma lista parecer vazia, limpe os filtros antes de concluir que não há registros.

2.3 Ordenação

Use "Ordenar por" para mudar a leitura da lista sem exportar dados. Exemplos comuns:

Para o trabalho operacional, a ordenação mais segura costuma ser por vencimento antigo, prazo ou prioridade.

2.4 Botões e processamento

Os botões de ação devem dar retorno visual quando clicados.

Regras de uso:

3. Rotina recomendada do operador

3.1 Início do dia

  1. Acesse /app/inbox.
  2. Comece pela fila "Hoje".
  3. Se houver itens em "Críticos", trate-os antes dos demais.
  4. Abra cada item pela ação indicada.
  5. Ao terminar uma ação, volte para o Inbox ou para a lista relacionada.

3.2 Durante a operação

Use as listas quando precisar de uma visão mais ampla:

3.3 Fechamento do período de trabalho

Antes de encerrar:

4. Inbox operacional

Rota: /app/inbox

Objetivo: concentrar o que precisa virar ação agora, sem obrigar o operador a entrar em várias listas.

4.1 Indicadores

O topo do Inbox resume:

4.2 Filas

Filas disponíveis:

4.3 Como usar

  1. Escolha a fila.
  2. Leia o contexto do item.
  3. Clique na ação ou abra o registro.
  4. Execute a ação manual no workspace, acordo ou pendência.
  5. Retorne para o Inbox para seguir a próxima prioridade.

4.4 Cuidados

5. Operação - Cobranças

Rota principal: /app/cobrancas

Rotas relacionadas:

Objetivo: consultar e executar a cobrança extrajudicial.

5.1 Indicadores

A tela resume:

5.2 Filtros principais

Use:

5.3 Regra extrajudicial

Como o foco da operação é extrajudicial, unidades judicializadas não aparecem por padrão.

Para incluir judicializadas:

  1. Use o filtro de judicialização.
  2. Selecione a opção correspondente.
  3. Aplique o filtro.

Evite tratar judicializadas como cobrança comum sem confirmar o contexto.

5.4 Ações esperadas

Na lista, o operador deve conseguir:

5.5 Quando usar

Use Cobranças quando:

6. Operação - Acordos

Rota principal: /app/acordos

Rotas relacionadas:

Objetivo: acompanhar acordos ativos, em atraso, quitados, cancelados ou rompidos.

6.1 Indicadores

A tela resume:

6.2 Filtros principais

Use:

6.3 Criação de acordo

A criação de acordo deve partir da cobrança/unidade selecionada. Isso evita carregar uma lista enorme de cobranças dentro do formulário de novo acordo.

Fluxo recomendado:

  1. Abra a cobrança.
  2. Inicie o fluxo de acordo.
  3. Em /app/acordos/selecionar, selecione os débitos da unidade que entram no acordo.
  4. Use "Selecionar todos" quando todos os itens elegíveis fizerem parte do acordo.
  5. Itens bloqueados permanecem travados.
  6. Siga para a simulação/criação do acordo.

6.4 Aceite do devedor

Para efetivação do acordo, o aceite do devedor é mandatório.

Enquanto a automação definitiva não estiver fechada, o acompanhamento manual deve garantir que:

6.5 Desfazer/cancelar acordo sem aceite

Se o devedor não confirmar o aceite, o acordo não deve seguir como efetivado.

Use a ação disponível no detalhe do acordo ou na central de acionamentos quando houver pendência relacionada. Antes de desfazer, confira:

7. Operação - Parcelas de acordos

Rota: /app/acordos/fila

Objetivo: acompanhar vencimentos, confirmar pagamentos e solicitar reemissões sem abrir cada acordo.

7.1 Indicadores

A fila resume:

7.2 Filtros principais

Use:

Por padrão, trabalhe pelo vencimento mais antigo.

7.3 Ação: Pago

Use "Pago" quando houver confirmação confiável de pagamento.

Depois de clicar:

7.4 Ação: Reemitir

Use "Reemitir" quando uma parcela vencida precisar ser reemitida e o condomínio permitir esse procedimento.

O botão pode ficar indisponível quando:

Quando a reemissão é solicitada, o esperado é gerar pendência operacional para ajuste/acionamento. Se a reemissão alterar o valor, o acordo deve ser reaberto para ajuste das parcelas e envio de novo resumo ao devedor.

7.5 O que não fazer pela fila

Não marque rompimento manualmente a partir da fila. Rompimento deve resultar de regra operacional, atraso persistente ou rotina controlada, não de um clique simples do operador.

8. Operação - Pendências

Rota: /app/pendencias

Objetivo: centralizar travas manuais que impedem o fluxo de seguir.

8.1 Exemplos de pendências

8.2 Indicadores e prioridade

Observe:

Prioridades comuns:

8.3 Filtros principais

Use:

8.4 Ações

Ações esperadas:

Antes de resolver, confira se o efeito operacional realmente aconteceu. Exemplo: não resolver pedido de boleto se o boleto ainda não foi enviado ou registrado.

9. Cadastros - Condomínios

Rota principal: /app/condominios

Rotas relacionadas:

Objetivo: manter os parâmetros que orientam cobrança, acordo e reemissão.

9.1 Indicadores

A tela resume:

9.2 Filtros principais

Use:

9.3 Campos/regras relevantes

No cadastro/detalhe, confira especialmente:

9.4 Impacto operacional

Alterações no condomínio podem afetar:

10. Cadastros - Unidades

Rota principal: /app/unidades

Rotas relacionadas:

Objetivo: manter a base de unidades, responsáveis e contatos usados pela cobrança.

10.1 Indicadores

A tela resume:

10.2 Filtros principais

Use:

10.3 Uso operacional

Use Unidades quando:

10.4 Ações em lote

Quando selecionar várias unidades, confira a seleção antes de aplicar status em lote. Alterações de unidade podem refletir na elegibilidade de cobranças e acordos.

11. Cadastros - Responsáveis

Rota principal: /app/responsaveis

Rotas relacionadas:

Objetivo: manter cadastro próprio dos responsáveis por unidade, sem expor dados pessoais completos diretamente na lista.

11.1 Indicadores

A tela resume:

11.2 Filtros principais

Use:

11.3 Tipo de responsável

O tipo ajuda a entender quem responde pelo acordo e pela cobrança:

Sempre que possível, atualize o tipo. Essa informação aparece no contexto do acordo quando o responsável estiver vinculado.

11.4 Dados pessoais

Dados como documento, telefone, e-mail e observações devem ser consultados e editados no cadastro individual, não na lista. A lista serve para localizar e priorizar ajustes.

12. Cadastros - Administradoras

Rota principal: /app/administradoras

Rotas relacionadas:

Objetivo: manter administradoras e contatos externos que destravam planilhas, boletos e registros de acordo.

12.1 Indicadores

A tela resume:

12.2 Filtros principais

Use:

12.3 Flag "acesso para gerar acordo"

Use esta flag para indicar se a administradora possui acesso/condição operacional para gerar acordo.

Impacto esperado:

12.4 E-mail geral

O e-mail geral da administradora não deve bloquear o cadastro. Quando não houver e-mail geral:

13. Pré-Jurídico

O módulo Pré-Jurídico organiza a passagem entre a cobrança extrajudicial e o tratamento judicial. Ele fica no menu lateral, abaixo de Comunicação e antes de Gestão.

13.1 Funcionalidades disponíveis

O módulo possui navegação direta entre Painel Pré, Régua e Monitor. Estão disponíveis:

13.2 Habilitação e elegibilidade

Antes de usar o módulo, confirme:

O Painel trabalha com casos originados de acordos e parcelas. A cobrança principal pode não estar vinculada em bases antigas; revise os vínculos antes do envio quando necessário.

13.3 Painel Pré

Rota: /app/pre-juridico

O Painel Pré apresenta os casos elegíveis agrupados por condomínio. Abra ou recolha cada condomínio para consultar as unidades.

Indicadores:

Fluxo recomendado:

  1. Filtre por condomínio, unidade, responsável ou etapa.
  2. Abra o condomínio desejado.
  3. Selecione casos individualmente ou pelo cabeçalho do condomínio.
  4. Gere o dossiê dos casos.
  5. Gere a relação para a administradora.
  6. Gere a procuração quando solicitada.
  7. Confira se os casos ficaram prontos.
  8. Use "Encaminhar casos prontos" e confirme a operação.

13.4 Documentos

Gerar um documento registra a etapa correspondente. Não encaminhe casos sem conferir nomes, unidade, valores, endereço, administradora e contatos.

13.5 Régua Pré-Jurídica

Rota: /app/pre-juridico/regua

As réguas pré-jurídicas são separadas das réguas de cobrança e de acordos. A escolha segue esta prioridade:

  1. régua vinculada diretamente ao condomínio;
  2. régua da carteira;
  3. régua global.

Na tela de Régua:

Cada etapa ativa da régua define:

Etapas inativas não entram no lote. Uma régua sem etapas ativas não pode gerar o encaminhamento.

13.6 Montagem e aprovação do lote

Ao encaminhar os casos, o sistema agrupa os registros pela combinação de carteira e régua. Condôminos que usam réguas diferentes podem gerar lotes separados.

O lote pode preparar, conforme as etapas configuradas:

Mensagens sem destinatário são marcadas como puladas. Mensagens repetidas para a mesma finalidade, destinatário e data são marcadas como duplicadas. As mensagens criadas ficam pendentes de aprovação antes do envio.

13.7 Monitor

Rota: /app/pre-juridico/monitor

O Monitor mostra os casos nas etapas:

  1. aguardando documentos;
  2. aguardando administradora;
  3. aguardando síndico;
  4. pronto para o jurídico;
  5. enviado ao jurídico;
  6. análise jurídica;
  7. pendência jurídica;
  8. autorizado para ajuizamento;
  9. judicializado.

Abra um cartão para atualizar etapa, escritório jurídico, prazo, protocolo de envio, número do processo, tribunal, foro e observações. O número do processo é obrigatório ao marcar como judicializado.

Na parte inferior, o Histórico de comunicações mostra os lotes, mensagens preparadas e falhas. Abra o lote para revisar itens e aprovar comunicações.

13.8 Cuidados do fluxo

14. Fluxos práticos

14.1 Cobrar caso priorizado pelo Inbox

  1. Abra /app/inbox.
  2. Escolha "Hoje" ou "Críticos".
  3. Abra o item indicado.
  4. No workspace, execute a ação necessária.
  5. Aguarde o processamento do botão.
  6. Confirme se status, pendência ou timeline foram atualizados.

14.2 Criar acordo a partir de cobrança

  1. Localize a cobrança em /app/cobrancas.
  2. Abra a cobrança/workspace.
  3. Inicie o fluxo de acordo.
  4. Selecione os débitos elegíveis em /app/acordos/selecionar.
  5. Confira bloqueios por planilha ou judicialização.
  6. Simule e crie o acordo.
  7. Acompanhe aceite, boleto e parcelas.

14.3 Confirmar pagamento de parcela

  1. Acesse /app/acordos/fila.
  2. Filtre por condomínio, vencimento ou status.
  3. Confira acordo, unidade, parcela e valor.
  4. Clique em "Pago".
  5. Aguarde a confirmação.
  6. Verifique se a parcela e o acordo foram atualizados.

14.4 Solicitar reemissão de parcela

  1. Acesse /app/acordos/fila.
  2. Filtre parcelas vencidas.
  3. Confirme se o botão "Reemitir" está habilitado.
  4. Clique em "Reemitir".
  5. Acompanhe a pendência gerada.
  6. Se o valor mudar, ajuste o acordo e envie novo resumo ao devedor.

14.5 Tratar pendência operacional

  1. Acesse /app/pendencias.
  2. Filtre por status aberta/em tratamento ou prioridade.
  3. Clique em "Tratar" se for assumir.
  4. Execute a ação fora ou dentro do app.
  5. Clique em "Resolver" somente depois do efeito confirmado.

14.6 Ajustar responsável de unidade

  1. Acesse /app/responsaveis.
  2. Busque por condomínio, unidade ou nome.
  3. Abra o cadastro individual.
  4. Atualize o tipo: proprietário, inquilino ou não informado.
  5. Complete telefone, e-mail e documento quando disponíveis.
  6. Salve e confira se o cadastro saiu de incompleto quando aplicável.

15. Cuidados e exceções

15.1 Judicialização

O app prioriza cobrança extrajudicial. Judicializadas devem ficar fora do fluxo comum, salvo quando o operador solicitar explicitamente.

15.2 Duplicidade de clique

Se um botão estiver processando, aguarde. Repetir clique em ação sensível pode gerar duplicidade de pendência, status ou registro operacional.

15.3 Dados incompletos

Nem todo cadastro incompleto impede a operação. Priorize completar o que afeta contato, acordo e boleto:

15.4 Pendência resolvida

Resolver pendência deve significar que o bloqueio foi removido de verdade. Não use "Resolver" apenas para limpar a fila.

15.5 Reemissão com valor alterado

Quando a reemissão muda o valor, o fluxo precisa voltar para ajuste do acordo:

  1. reabrir/ajustar o acordo;
  2. recalcular parcelas;
  3. enviar resumo da alteração ao devedor;
  4. solicitar ou reemitir boleto;
  5. registrar envio/retorno.

16. Checklist de implantação assistida

Use este checklist para validar a etapa manual:

17. Glossário rápido